Contabilización de existencias: todo lo que debes tener en cuenta (2022)

Explicamos los principales aspectos que debemos tener en cuenta a la hora de contabilizar las existencias.

  • Un buen inventario ayuda no solamente a facilitar la contabilización de las existencias, sino también a la mejora de la gestión en general
  • Las existencias son un elemento muy importante para las empresas

La contabilización de las existencias es muy importante por ser uno de los principales reflejos del ciclo de explotación de la empresa. Está, obviamente, relacionada con las ventas y compras, pero también con los procesos internos, la gestión de la tesorería o las relaciones con clientes y proveedores, entre otros aspectos.

Tener claros los aspectos básicos de la contabilización de existencias ayuda no solamente a cumplir con las obligaciones contables y fiscales, sino también a mejorar la información útil para la gestión del negocio.

Cómo se lleva un inventario

  • El inventario es una pieza clave en la contabilización de existencias. Nos aporta en cada momento necesario o, incluso, de forma continuada, información sobre qué clases de existencias tenemos, en qué cuantías, cuáles han sido las entradas y salidas, así como sus precios, fechas, etcétera. Es decir, es la herramienta clave para conocer el camino que han seguido las existencias.
  • En ese sentido, es muy importante contar con una solución de gestión de inventarios que se adapte a las necesidades de nuestro negocio. En general, suele ser muy conveniente que goce de una plena integración con las herramientas con las que llevamos la contabilidad, la relaciones con proveedores y clientes, la gestión de la tesorería, etcétera.
  • Teóricamente, se podría efectuar un recuento físico periódico que nos informe sobre las existencias. Sin embargo, es mucho más eficiente contar continuamente con información en tiempo real que no solamente nos permita cumplir con las obligaciones contables, sino que facilite automatizar muchas labores de gestión en diferentes departamentos.

Valoración inicial de existencias

Inicialmente, se valoran por su precio de adquisición, si las adquirimos a un tercero, o al coste de producción, si somos nosotros mismos las que las hemos producido. Por lo demás, generalmente, no se incluye el IVA u otros impuestos indirectos semejantes. Aun así, es posible que haya una parte que no sea deducible y que, por lo tanto, en la medida en que no lo sea, incremente el valor de las existencias.

En cuanto al precio de adquisición, incluye:

  • El importe facturado por el vendedor después de deducir cualquier descuento, rebaja o similar.
  • Los intereses incluidos en el nominal de los débitos.
  • Se puede también optar por incluir los intereses incorporados a los débitos con vencimiento no superior a un año que no tengan un tipo de interés contractual, cuando el efecto de no actualizar los flujos de efectivo no sea significativo.
  • Transportes hasta el lugar de la venta.
  • Aranceles.
  • Seguros relacionados con la operación de compra de las existencias.
  • Otros gastos directamente atribuibles a las existencias que se produzcan hasta que los bienes se hallen ubicados para su venta.

Por su parte, el coste de producción incluye el coste de las materias primas y otros productos consumibles que se necesitan para su producción y, en general, todos los gastos directamente atribuibles a las existencias que estamos valorando. Además, a ello habrá que sumar una imputación de costes indirectos relacionados con su fabricación, elaboración o construcción.

(Video) Mercaderías: compra, venta y variación de existencias - Contabilidad capítulo 16 curso - JAF

Por otro lado, lo habitual es que las existencias roten con relativa rapidez. No obstante, puede darse el caso de algunas necesiten un plazo mayor de un año para ser vendidas. En ese supuesto, habrá que incluir los gastos financieros que nos haya girado el proveedor o correspondan a préstamos u otro tipo de financiación ajena, específica o genérica, directamente atribuible a la adquisición, fabricación o construcción de dichas existencias.

Métodos de asignación de valor

Las existencias entran y salen de la empresa en su actividad cotidiana. Por lo tanto, para poder calcular su valor en un momento dado, como el cierre del ejercicio, hay que saber cuál es el valor de las existencias de las que nos hemos desprendido.

  • Eso no es un problema cuando las existencias que tenemos no son intercambiables entre sí. Imaginemos, por ejemplo, que tenemos una tienda de muebles y tenemos una mesa y una silla. Cada una tiene su propio precio.
  • Sin embargo, imaginemos que lo que tenemos es una tienda de muebles que va adquiriendo a lo largo del tiempo, con el fin de venderlas diferentes lotes de sillas idénticas, cada uno de los cuales tiene su propio precio. Es entonces cuando nos preguntamos qué precio tenían las que hemos vendido. Para ello necesitaremos un método de asignación de valor.
  • En ese sentido, existen dos tipos de métodos para asignar valor a las existencias aceptados por el Plan General de Contabilidad. El preferido es el del precio medio ponderado. También acepta el FIFO (siglas de la expresión en inglés “first in, first out”).

Veamos un ejemplo para entender estos dos métodos.

Imaginemos que, por ejemplo, hemos comprado, sucesivamente, primero, 100 unidades por valor de 10; más tarde, 200 por valor de 20 y, finalmente, 100 por valor de 30.

Si hasta ahí no hemos realizado ninguna venta, valdrían 8.000.

Si, posteriormente, vendemos 150, la pregunta que surge es cuál era el precio de las que hemos vendido y, de ahí, cuánto valen las existencias que nos quedan.

(Video) Contabilización de existencias

Precio medio ponderado

Para calcular el precio medio ponderado, deberemos sumar los valores de las existencias que tengamos a distintos precios y dividirlo entre el número de unidades.

En nuestro ejemplo, el precio medio ponderado sería:

PMP= (100*10+200*20+100*30) / (100+200+100) = 8.000/400 = 20

Por lo tanto, nos quedarían en inventario 250 unidades, que totalizan un valor de 5.000 (resultado de multiplicar 250 por 20).

Método FIFO

Por su parte, el método FIFO considera que las unidades vendidas han sido las primeras en entrar. En nuestro ejemplo, habríamos vendido las 100 primeras que compramos a 100 y 50 de las segundas, que adquirimos por 200 unidades monetarias cada una.

Por lo tanto, lo que nos quedan son 150 de las de 200 y las 100 de 30. El valor de nuestras existencias finales será, por tanto:

(Video) Contabilidad para No Contables: El Funcionamiento de las cuentas de Existencias

150*200+100*30=3.000+3.000=6.000

Deterioro de valor de las existencias

En general, procede anotar una pérdida cuando el valor neto realizable es inferior al precio de adquisición o coste de producción. Por lo tanto, debemos comparar el importe en el que valoramos inicialmente las existencias con el que esperaríamos obtener a través de su enajenación en el mercado, una vez hemos deducido los gastos necesarios para poder efectuarla.

No obstante, esa pérdida puede ser reversible si cambian las circunstancias que motivaron la anotación de la corrección valorativa.

Los asientos contables relacionados con las existencias

Inicialmente, las operaciones relacionadas con las existencias no afectan a las cuentas que las representan. Es decir, cuando se adquieren existencias no se carga ninguna de las cuentas representativas de existencias.

  • En ese momento inicial, lo que se hace es cargar las cuenta representativa del gasto relacionado con la compra y del posible crédito que podamos tener frente a la Hacienda Pública por el IVA soportado con abono a cuentas representativas de tesorería, en la medida en que paguemos al contado, y de deudas con proveedores.
  • En su caso, si es que hemos anticipado algo a nuestro proveedor, correspondería también abonar la cuenta correspondiente para cancelar, en el momento de la entrega, el crédito que teníamos frente al proveedor.
  • Algo semejante sucede en el momento de vender existencias. Anotaríamos el ingreso a través del abono de la correspondiente cuenta de ventas y también abonaríamos la cuenta representativa de la deuda con la Hacienda Pública por el IVA repercutido. Y lo haríamos con cargo a cuentas representativas de tesorería, por la parte que se haya cobrado al contado, o de clientes, por lo que nos deban.
  • Igualmente, si nuestros clientes nos hubiesen adelantado algún dinero, en el momento de la entrega cargaríamos la cuenta correspondiente, ya que habríamos cumplido con lo que debíamos.

Si en algún momento se produce un deterioro del valor de las existencias, deberemos abonar la cuenta que corresponda del subgrupo 39 con cargo a la cuenta “693. Pérdidas por deterioro de existencias”. Si, posteriormente, revirtiese el deterioro, se abonaría la cuenta “793. Reversión del deterioro de existencias” con cargo a la cuenta correspondiente del subgrupo 39.

Además de todos estos asientos, al cierre procederá realizar la regularización de existencias. Veamos cómo funciona.

(Video) Ajuste de existencias

La regularización de existencias y las cuentas anuales

Las cuentas anuales deben reflejar cuál era la situación de las existencias al cierre del ejercicio. Como hemos visto, a lo largo del año no hemos ido cargando ni abonado las cuentas directamente relacionadas con las existencias, sino las compras y las ventas, así como su repercusión en la tesorería y en los créditos y débitos con clientes, proveedores y la Hacienda Pública.

Por lo tanto, corresponde anotar unos ajustes para que la contabilidad muestre la variación que haya acontecido. Lo haremos a través de las cuentas de variación de existencias. Al cierre abonaremos las cuentas de existencias con cargo a la variación de existencias por el importe de la cifra a la que ascendían los diferentes tipos de existencias al inicio del ejercicio y, paralelamente, cargaremos las cuentas de existencias con abono a la variación de existencias por el importe de las existencias finales.

La repercusión en las cuentas anuales es doble. Por un lado, en el balance figurarán, como corresponde, las existencias finales. Por otro, en la cuenta de pérdidas y ganancias figurará la variación de existencias como parte del resultado de explotación.

Además, en la memoria se informará con más detalle sobre diversos tipos de circunstancias relacionadas con las existencias como:

  • Correcciones valorativas.
  • Gastos financieros capitalizados relacionados con las existencias.
  • Compromisos firmes de compra y venta.
  • Contratos de opciones y futuros sobre existencias.
  • Limitaciones en la disponibilidad de las existencias por determinados tipos de garantías.
  • Otros tipos de circunstancias relacionadas con las existencias como litigios, seguros, embargos, etcétera.

El mejor seguimiento de las existencias se traslada a una mayor comprensión de las circunstancias que afectan al ciclo de explotación de la empresa.

FAQs

¿Cómo se contabiliza la existencia? ›

¿Cómo se contabilizan las existencias? Las existencias se contabilizan a precio de coste, es decir, por el precio que se ha pagado por ellas al comprarlas o producirlas. En cuanto a las cuentas contables dónde se recogen las existencias se encuentran en el grupo 3 del Plan General de Contabilidad.

¿Qué se debe tener en cuenta para conocer el valor de las existencias? ›

Como norma general, las existencias se valoran por el precio de adquisición si no se han sometido a ninguna transformación, y por el coste de producción, cuando son introducidas en el proceso productivo. No obstante, hay un tercer criterio, el valor de mercado, que va a prevalecer.

¿Dónde se contabilizan las existencias iniciales? ›

Cuentas contables que se utilizan

Se abona (se anota en el haber), al cierre del ejercicio, por el importe de las existencias iniciales con cargo (anotación en el debe) a la cuenta 610. Se carga, al cierre del ejercicio, por el importe de las existencias finales con abono a la cuenta 610.

¿Dónde va la variacion de existencias? ›

En el balance de Pérdidas y Ganancias que forma parte de las cuentas anuales la cuenta 610 Variación de existencias está dentro de la partida “4. Aprovisionamientos” junto con las compras de mercaderías y las cuentas que recogen las correcciones valorativas de las existencias.

¿Cuándo se hace el asiento de variacion de existencias? ›

El apunte contable de la variación de existencias solo se hace en la fecha del cierre del ejercicio, que, si coincide con el año natural, será el 31 de diciembre. El ajuste del saldo de la cuenta de existencias a la realidad del momento es lo que se conoce como “regularización de existencias”.

¿Cómo clasificar existencias? ›

Las existencias activas son las existencias normales o cíclicas, son existencias que se consumen a lo largo del tiempo en situaciones normales de funcionamiento. Las existencias sobrantes son aquellas que aún estando en buen estado no son necesarios, por lo que no se deben salir del almacén.

¿Qué es un registro de existencias? ›

El inventario de existencias es un registro de todas las mercancías que forman parte de la actividad económica de una empresa. Así, se incluye los bienes disponibles para la venta, los insumos y los productos que aún no finalizan su fabricación.

¿Qué son las existencias de una empresa ejemplos? ›

Son los materiales comprados por la empresa y destinados a la posterior venta o comercialización, sin transformación. Otros aprovisionamientos. Son los elementos incorporables como el combustible, recambios, embalaje, envases y material de oficina.

¿Qué es el valor de existencias? ›

La valoración de existencias es un concepto del ámbito de la logística que engloba una serie de acciones encaminadas a la asignación del valor más correcto al inventario o stock de una empresa. La normativa exige utilizar como referencia el valor más bajo entre el valor de mercado y el valor de coste.

¿Cómo funciona la cuenta de variacion de existencias? ›

610VARIACIÓN DE EXISTENCIAS DE MERCADERÍAS

Se cargarán por el importe de las existencias iniciales y se abonarán por el de las existencias fina les, con abono y cargo, respectivamente, a cuentas de los subgrupos 30, 31 y 32. El saldo que resulte en estas cuen tas se cargará o abonará, según los casos, a la cuenta 129.

¿Qué es el costo de existencias y cómo se calcula? ›

Para calcular el costo de inventario puedes hacer uso del método de análisis contable, el cual recomienda separar los costos de almacenamiento en dos tipos de costes: los fijos y los variables. Los costos fijos incluyen todos los gastos de almacenamiento que no tienen relación con la variación de las existencias.

¿Cómo funciona la cuenta 610? ›

La cuenta (610) “Variación de existencias de mercaderías” funcionará como una cuenta de gastos. Saldo acreedor, lo que implica que las Ei son menores que las Ef, es decir, la empresa no ha vendido toda la mercancía que ha comprado.

¿Qué son las existencias iniciales y finales? ›

Las existencias iniciales son la totalidad de las mercancías que son propiedad de la empresa el primer día del ejercicio económico, que si coincide con el año natural será el día 1 de enero. Su importe es el mismo que el de las existencias finales del año anterior y se calculan como hemos visto al hablar de ellas.

¿Cómo funciona la cuenta 300? ›

Cuenta 300 Mercaderías

Se trata de la mercancía que constituye el objeto del negocio para la empresa, es decir, lo que compra para vender. La cuenta 300 refleja el valor de su stock al cierre del ejercicio, englobando, por tanto, todo el género que es de su propiedad en esa fecha (normalmente 31 de diciembre).

¿Cómo se calcula la existencia final de mercaderías? ›

Para sacar el inventario final, las nuevas compras se suman al inventario final, menos el costo de los bienes vendidos. Esto proporciona el valor final del inventario al final del período contable.

¿Qué dice la NIC 2 sobre los inventarios? ›

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos.

¿Cómo funciona la cuenta 611? ›

Variación de existencias de materias primas. Detalle del contenido de la cuenta: En esta cuenta se registran, al cierre de ejercicio, las variaciones entre las existencias finales y las iniciales, correspondientes algrupo 31X.

¿Qué mide la cuenta 61? ›

La Cuenta 61 del PCGE acumula las variaciones en los saldos de existencias de mercaderías, materias primas, materiales auxiliares, suministros, envases y embalajes, para un período.

¿Cómo llevar un buen control de existencias en la empresa? ›

¿Cómo llevar un buen control de existencias en la empresa?
  1. Clasificar las existencias.
  2. Seleccionar el método de control de existencias.
  3. Definir los momentos clave en el stock de la empresa.
  4. Elegir un sistema de clasificación.
9 Apr 2020

¿Cuáles son los 4 tipos de inventarios? ›

Tipos de inventarios
  • Inventario de materias primas. Determina el stock disponible de las materias primas que se utilizan para la fabricación del producto final.
  • Inventario de suministros de fábrica. ...
  • Inventario de productos en proceso de fabricación. ...
  • Inventario de productos terminados. ...
  • Inventario de mercancías.
5 Jun 2022

¿Cómo se realiza la gestión de existencias e inventarios? ›

La gestión de existencias consiste en controlar el flujo y stock que posee una empresa mediante métodos de valoración y estrategias de inventario. Es decir, trata de plasmar las salidas, entradas y saldo final que posee el almacén a través de una planificación previa.

¿Cómo se hace un asiento contable de inventario? ›

Los dos principales sistemas de registro de inventario son el sistema físico o periódico y el sistema continuo o perpetuo (HORNGREN, 2003). Sistema de inventario físico o periódico: Al utilizarlo la empresa no mantiene un registro continuo de las mercancías en existencia.

¿Cuál es la importancia de control de existencias? ›

El control de inventario es importante para mantener el balance correcto de existencias en los almacenes, algo que evita: Perder una venta porque no tener suficiente inventario para completar un pedido. Los problemas constantes de inventario pueden llevar a los clientes a otros proveedores.

¿Qué se debe registrar en un inventario? ›

¿Qué es una cuenta de inventarios? La cuenta de inventarios es el registro de todas y cada una de las operaciones de mercancías, que te permitirá conocer en cualquier momento el estado de tu inventario final, es decir, el costo de lo vendido y la pérdida bruta.

¿Qué son las existencias y cuántos tipos hay? ›

Las existencias son los bienes o productos que una compañía fabrica o compra con el objetivo de ser revendidos y cuya venta constituye la principal actividad de la empresa. Las existencias son los bienes que permiten obtener el beneficio de la explotación.

¿Qué es un método para el control de inventarios? ›

El control de inventarios consiste en el conjunto de procedimientos para planificar y controlar los productos o materiales que utiliza una empresa para funcionar eficazmente. Su gestión aporta beneficios como la reducción de pérdidas y costos de almacenamiento.

¿Cómo se determina el valor del stock? ›

El valor del stock se obtiene multiplicando el stock por el precio de costo de los artículos. Cada día laborable, el stock cambia debido a las transacciones mientras que el precio de costo es válido para un período específico.

¿Cuántos métodos de valoración de existencias existen? ›

Existen dos métodos de valoración de existencias permitidos por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y reguladas, por tanto, por nuestro Plan General de Contabilidad, que desarrollaremos a continuación: FIFO. Coste Medio Ponderado.

¿Qué es el control del valor de las existencias? ›

El control de inventario consiste en conocer el estado de la mercancía de una compañía, incluyendo materias primas, productos semielaborados y productos terminados. Hay empresas que les basta con realizar un control periódico de sus referencias.

¿Cuál es uno de los tres argumentos más importantes en contra de los inventarios? ›

Argumentos en contra de los inventarios • Mantener inventarios implican incurrir en costos de oportunidad que no se registran contablemente: – Los inventarios se consideran pérdidas al absorber capital que puede usarse para mejorar productividad y competitividad.

¿Qué es la cuenta 104? ›

Saldos de efectivo de la empresa en cuentas corrientes de disponibilidad inmediata. Los fondos fijos son montos de cuantía determinada, que son reembolsables para mantener el saldo autorizado, mientras que los saldos en caja son variables.

¿Que se contabiliza en la cuenta 601? ›

Pyme y Normal Aprovisionamiento de la empresa de bienes incluidos en los subgrupos 30, 31 y 32. Comprende también los trabajos que, formando parte del proceso de producción propia, se encarguen a otras empresas.

¿Qué es la cuenta 613? ›

613 Materiales auxiliares, suministros y repuestos. Incluye las compras de materiales auxiliares y suministros así como su consumo; se encuentra relacionada con la cuenta 25. 614 Envases y embalajes.

¿Cuándo se usa la cuenta 624? ›

La cuenta (624) Transportes se utiliza para contabilizar el gasto por transportes a cargo de la empresa realizados por terceros (transportistas profesionales, empresas de transportes, mensajería y paquetería, etc.), cuando no proceda incluirlos en el precio de adquisición del inmovilizado o de las existencias.

¿Que se incluye en la cuenta 600? ›

Pyme y Normal Aprovisionamiento de la empresa de bienes incluidos en los subgrupos 30, 31 y 32. Comprende también los trabajos que, formando parte del proceso de producción propia, se encarguen a otras empresas.

¿Cuándo se utiliza la cuenta 607? ›

Pyme y Normal Aprovisionamiento de la empresa de bienes incluidos en los subgrupos 30, 31 y 32. Comprende también los trabajos que, formando parte del proceso de producción propia, se encarguen a otras empresas.

¿Qué es un registro de existencias? ›

El inventario de existencias es un registro de todas las mercancías que forman parte de la actividad económica de una empresa. Así, se incluye los bienes disponibles para la venta, los insumos y los productos que aún no finalizan su fabricación.

¿Qué es la existencia de mercancías? ›

Definición de existencias. Son la mercancía producida o comprada por la empresa que aún no ha sido vendida. Según el nivel del proceso productivo estas pueden ser: - Productos terminados: su venta puede ser rápida e inmediata al mercado.

¿Cómo llevar un buen control de existencias en la empresa? ›

¿Cómo llevar un buen control de existencias en la empresa?
  1. Clasificar las existencias.
  2. Seleccionar el método de control de existencias.
  3. Definir los momentos clave en el stock de la empresa.
  4. Elegir un sistema de clasificación.
9 Apr 2020

¿Cómo se hace un inventario de existencias? ›

Cinco pasos para realizar un inventario
  1. Identificación de las existencias a inventariar: ...
  2. Identificación de los lugares a inventariar: ...
  3. Determinación de un equipo de trabajo: ...
  4. Seleccionar las herramientas de control del stock: ...
  5. Recorrido, recuento y registro:
20 Jun 2019

¿Cómo clasificar existencias? ›

Las existencias activas son las existencias normales o cíclicas, son existencias que se consumen a lo largo del tiempo en situaciones normales de funcionamiento. Las existencias sobrantes son aquellas que aún estando en buen estado no son necesarios, por lo que no se deben salir del almacén.

¿Qué son las existencias y cuántos tipos hay? ›

Las existencias son los bienes o productos que una compañía fabrica o compra con el objetivo de ser revendidos y cuya venta constituye la principal actividad de la empresa. Las existencias son los bienes que permiten obtener el beneficio de la explotación.

¿Cómo se contabiliza la compra de inventario? ›

En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo). En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta de inventarios.

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1. Aplicación 695 gastos por desvalorización de existencias y sobrantes y faltantes
(Perucontable)
2. Inventarios o mercadería/Registro contable de los inventarios o mercadería
(Económicas y Sociales)
3. EL "CIERRE DE MES" Y LA AUTOMATIZACIÓN DE ALGUNOS PROCESOS CLASE 2
(GVA Consultoría y Capacitación, S.C.)
4. Control de Almacén, inventario de entradas, salidas y stock en Excel
(El Tío Tech)
5. Compra y venta de mercancías
(unProfesor)
6. 05 Contabilidad, Variación de existencias Compras y Ventas de mercaderías
(Carlos Albert Magro)

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Author: Wyatt Volkman LLD

Last Updated: 09/06/2022

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